اتوماسیون اداری چیست؟

شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌هایشان کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.

سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شوند. در ادامه، برخی از تعاریف متعددی که در زمینه اتوماسیون اداری ارائه شده است را مرور می‌کنیم:

مدیریت پروژه نرم افزاری

مدیریت پروژه شامل طرح ریزی، پایش و کنترل افراد، فرآیند و وقایعی است که در طی توسعه نرم افزار اتفاق می افتند. در یک تیم نرم افزاری، تمامی افراد نقش مدیریتی دارند اما حوزه فعالیتهای مدیریتی هر فرد براساس نقشش در پروژه متفاوت است. معمولا به علت اینکه نرم افزار پیچیده و ساخت آن مسئولیتی بلند مدت است نیاز به مدیریت دارد. مدیران باید بر چهار بخش مدیریتی که اصطلاحا به آنها چهار P گفته میشود تمرکز کنند : افراد، محصول، فرآیند، و پروژه.

طرح پروژه، مستندی است که این چهار P را بصورتی تعیین میکند تا استحصال محصول نرم افزاری ای مقرون به صرفه و با کیفیت را تضمین کند. تنها راهی که برای تضمین موثر بودن یک طرح پروژه وجود دارد این است که بررسی کنیم آیا محصولی با کیفیت بالا، به موقع و تحت بودجه مقرر ایجاد شده است یا خیر.

طیف مدیریت

بصورت خلاصه، در هر کدام از چهار بعد مدیریت پروژه؛ اعمال زیر انجام میگیرد:

► افراد : استخدام، انتخاب، مدیریت کارایی، آموزش، پاداش، توسعه شغلی، سازمان، طراحی کار، توسعه تیمی – فرهنگی.

► محصول : اهداف محصول، حوزه، راه حل های جایگزین، سبک سنگین کردن محدودیتها.

► فرآیند : فعالیتهای چارچوبی مملو از وظایف، نقاط مهم، محصولات کاری، نقاط تضمین کیفیت.

► پروژه : طرح ریزی، پایش، کنترل.

 توضیح در ادامه مطلب

اصطلاحات نرم افزاری (1)

 اصطلاحات نرم افزاری به صورت جامع و به زبان ساده

Crack

کرک درواقع فایلیه که بعد ازینکه نرم افزار مورد نظر رو نصب کردین روی کامپیوتر باید اونو توی همون فولدری که برنامه نصبه کپی کنید چه کرکتون فیل exe باشه چه فیلای دیگه ای هم همراهش باشه با پسوندهای مختلف و بعد اونو اجرا کنید و بتونید از امکانات برنامه استفاده کنید.وقتی میخوایم کرک رو اجرا کنیم نباید برنام در حال اجرا باشه و باید اول برنامه رو متوقف کنیم.یک سری از کرک ها هستن که هم اسم برنامه میباشن یعنی وقتی میخوایم کپی کنیم توی فولدر برنامه در واقع از ما پرسیده میشه که قصد اوررایت داریم یا نه که ما هم اونارو اوررایت میکنیم ! گر هم احتمالا گیر داد و نذاشت که کپی کنیم از توی safe mode اینکارو انجام میدیم.

Patch

پچ هم کاری که میکنه اینه که برنامه رو برای ما به صورت ارجینال درمیاره. در واقع فایل پچ برای اضافه کردن یه سری امکانات به برنامه و از بین بردن یه سری نقص ها و باگ هایی که تو برنامه هست ساخته میشه.

طریقه استفادش مثل کرکه و باید همون مراحل انجام بشه.بعضی از اونها هم پسوند .reg دارن که باز هم باید اجراشون کرد تا عمل پچ انجام بشه.

Keygen 

مخفف عبارت تولید کننده کلید (Key Generator ) است. keygen در واقع کارش اینه که سریال معتبری واسه برنامه به ما میده.

دارای دو قسمت هستن username و registration key که یوزر رو ما بهش میدیم و سریال رو به ما میده برای پیدا کردن یوزر هم باید تو خود برنامه بگردیم تا یوزرشو پیدا کنیم میشه از قسمت about توی help اساتفاده کرد. برای بعضی برنامه ها هم به صورت یه فایل متنی توی یکی از فولدرهای برنامه وجود داره.

مفهوم BPMS چیست؟

مفهوم Business Process Management System مدیریت فرایند های کسب و کار یا همان BPM رویکردی است سیستماتیک به منظور هر چه کارا نمودن گردش کار Workflow  در یک سازمان به نحوی که برخور دار از قابلیت انطباق پذیری نسبت به تغییرات پیرامونی باشد. هدف از استقرار BPMS در یک سازمان ، کاهش خطاهای انسانی ناشی از تبادل نادرست اطلاعات بین افراد و نیز سوق دادند افراد به ایفای بهینه  مسئولیت های خود می باشد.

فرایند  Process: فرآیند به توالی یا دنباله ای  از فعالیت ها گفته می شود که یکی پس از دیگری به جریان می افتد و با تشکیل دادن مجموعه ای از فعالیت ها، یک یا چند «ورودی» را به یک یا چند «خروجی» تبدیل می کند. مثلا جذب نیرو بصورت فرایند در یک سازمان متشکل از مجموعه فعالیت های به نبال هم هستند که شامل وظائفی همچون ، تعیین نیاز ، اعلام عمومی ، مصاحبه ، ارزیابی حین کار ، و استخدام خواهد بود. 

گردش کار WorkFlow: به توالی از فعالیت های اطلاق می گردد که پایان یکی ، ورودی و شروع برای گام بعدی می باشد و گام ها با هم همپوشانی نداشته باشند. به همین لحاظ نیز می نوان کلیه گام ها را در قالب نموداری نیز نشان داد. 

CRM چیست؟

CRM مخفف Customer Relationship Management بوده و در ایران با نام مدیریت ارتباط با مشتری شناخته میشود. مدیریت ارتباط با مشتری یک راه حل جامع و سیستماتیک است که با یک پارچه سازی مبانی ارتباط با مشتری یعنی فرآیند های بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش در جهت دست یابی و توسعه و حفظ رضایتمندی مشتریان، افزایش سودآوری و ایجاد ارزش افزوده اقتصادی در سازمان ها نقش بسزایی دارد.

تاریخچه ظهور مدیریت ارتباط با مشتری به سه دوره برمی گردد:

الف) دوره انقلاب صنعتی ب)دوره انقلاب کیفیت ج)دوره انقلاب مشتری

سیستم ERP

هر سیستم ERP دارای تعدادی سرویس افقی (Horizantal ) و تعدادی ماژول عمودی (Vertical ) می باشد. که این ماژولهای عمودی عبارتند از :
1. مالی (تمامی سیستمها و امکاناتی که مرتبط با امور مالی هستند شامل : حسابداری ، بودجه و اعتبارات ، دریافت و پرداخت ، قیمت تمام شده ، حسابداری انبار ، حسابداری پروژه ،‌اموال ، ...)
2. منابع انسانی (تمامی سیستمها و امکاناتی که مرتبط با مدیریت کردن امور منابع انسانی سازمان هستند شامل : اطلاعات کارکنان ، احکام ، حقوق و دستمزد ، مرخصی ، ماموریت ، بیمه ، رفاه ، وام ، بازنشستگی ، ...)
3. پشتیبانی (تمامی سیستمها و امکاناتی که در خدمت تهیه و تدارک امکانات مورد نیاز سازمان هستند شامل : مدیریت کالا و انبارها ، خرید و تدارکات‌ ، مناقصات و مزایدات ، حمل و نقل، ... )
4. مدیریت ارتباط با مشتری (تمامی سیستمها و امکاناتی که در خدمت ارائه خدمات بیشتر و بهتر به مشتریان می باشند شامل : فروش ، بازاریابی ، مرکز تماس ، صورتحسابها ، ...)
5. مدیریت و برنامه ریزی تولید (تمامی سیستمها و امکاناتی که در خدمت تولید بیشتر و بهتر در کارخانجات تولیدی بکار میروند شامل : برنامه ریزی مواد ، برنامه ریزی تولید ، کنترل تولید ، کنترل کیفیت ، ...)
6. مدیریت و برنامه ریزی پروژه

ERP چیست؟

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

برای برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریبا همگی یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه در ادامه به چند مورد اشاره می‌شود:
• ERP، یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
• یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
• یک بسته نرم‌ افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

 

 

متدولوژی چیست ؟

متدولوژی خط مشی های گام به گام مومسسها وشرکتها است که برای تکمیل یک یا چند مرحله از مراحل چرخه تکاملی به کار گرفته میشود . هر متدولوژی تکنیکها و استانداردهای خاص خود را به چرخه تکاملی تحمیل میکند.

·          Checkland: متدولوژی ، مجموعه ای از اصول کلی مربوط به روش ها است. که در هر وضعیت مشخص باید به یک روش خاص مناسب به آن وضعیت تبدیل شود. 

·          مجموعه ای از روال ها ، فنون ، ابزار و مستنداتی که توسعه دهنگان سیستم در تلاش برای پیاده سازی یک سیستم اطلاعاتی جدید، از آنها بهره می گیرند.

نرم‌افزار چیست؟

نرم افزار، مجموعه ای از برنامه های رایانه ای، رویه ها و مستندات است که انجام کارهای مختلف بر روی یک سیستم رایانه ای را بر عهده دارد. عبارت "نرم افزار" برای نخستین بار توسط جان توکی در سال 1958 مورد استفاده قرار گرفت. در سطح بسیار ابتدایی، نرم افزار کامپیوتر، متشکل از زبان ماشین است که شامل گروهی از مقادیر دودویی بوده و دستورالعمل پردازنده را تعیین می کند. دستورالعمل پردازنده تغییر بیان از سخت افزار کامپیوتر در یک توالی از پیش تعریف شده می باشد. به طور خلاصه، نرم افزار کامپیوتر، زبانی است که اصطلاحاً به وسیلۀ آن یک رایانه، صحبت می کند. انواع مختلفی از نرم افزار های رایانه ای وجود دارد و باید دید اقسام اصلی آنها کدامند؟

نرم افزار‌ها از منظرهای مختلفی قابل دسته بندی و تقسیم می باشند و متخصصین علوم رایانه ای با توجه به ابعاد مختلف نرم افزار به ارائۀ تقسیم بندی های متفاوتی از این پدیدۀ فناورانه پرداخته اند. (ادامه مطلب) 

سیستم چیست؟

تعریف سیستم: مجموعه ای از عناصر که برای یک هدف مشخص با همدیگر در تعامل هستند.

برای شناخت سیستم ها اصولاً از دو دیدگاه استفاده می کنند:

• مبتنی بر تجزیه و ترکیب

• مبتنی بر تجرید و تعمیم

ویژگی های سیستم:

1. هر سیستم در یک محیط قرار می گیرد، بنابراین برای شناخت یک سیستم باید محیط آن را تشخیص داد.

2. یک سیستم در محیط خود دارای مرزی مشخص است، بنابراین باید سرحدات سیستم را شناخت.

3. سیستم دارای ورودی و خروجی است، ورودی را از محیط می گیرد و خروجی را به محیط می دهد. بنا براین برای شناخت سیستم باید ورودی و خروجی را تشخیص داد.

4. سیستم ها دارای روش استفاده هستند، بدین ترتیب ارتباط بین سیستم ها براساس چگونگی استفاده از آنها برقرار می شود. بنابراین برای ش ناخت یک سیستم باید مشخص کرد که چگونه می توان از آن استفاده کرد.

5. یک سیستم ممکن است دارای چندین زیرسیستم باشد، برای نمونه سیستم دانشگاه دارای زیرسیستم های مالی، اداری، آموزشی و ... است. باید زیرسیستم ها را شناخت تا سیستم شناسایی شود. هر زیرسیستم خود نیز یک سیستم است.

6. سیستم هایی پایدار هستند که دارای مکانیزم های کنترلی باشند. بنابراین می بایست جهت تعیین پایداری، مکانیزم های کنترلی را تشخیص داد.