سیستم ERP
هر سیستم ERP دارای تعدادی سرویس افقی (Horizantal ) و تعدادی ماژول عمودی (Vertical ) می باشد. که این ماژولهای عمودی عبارتند از :
1. مالی (تمامی سیستمها و امکاناتی که مرتبط با امور مالی هستند شامل : حسابداری ، بودجه و اعتبارات ، دریافت و پرداخت ، قیمت تمام شده ، حسابداری انبار ، حسابداری پروژه ،اموال ، ...)
2. منابع انسانی (تمامی سیستمها و امکاناتی که مرتبط با مدیریت کردن امور منابع انسانی سازمان هستند شامل : اطلاعات کارکنان ، احکام ، حقوق و دستمزد ، مرخصی ، ماموریت ، بیمه ، رفاه ، وام ، بازنشستگی ، ...)
3. پشتیبانی (تمامی سیستمها و امکاناتی که در خدمت تهیه و تدارک امکانات مورد نیاز سازمان هستند شامل : مدیریت کالا و انبارها ، خرید و تدارکات ، مناقصات و مزایدات ، حمل و نقل، ... )
4. مدیریت ارتباط با مشتری (تمامی سیستمها و امکاناتی که در خدمت ارائه خدمات بیشتر و بهتر به مشتریان می باشند شامل : فروش ، بازاریابی ، مرکز تماس ، صورتحسابها ، ...)
5. مدیریت و برنامه ریزی تولید (تمامی سیستمها و امکاناتی که در خدمت تولید بیشتر و بهتر در کارخانجات تولیدی بکار میروند شامل : برنامه ریزی مواد ، برنامه ریزی تولید ، کنترل تولید ، کنترل کیفیت ، ...)
6. مدیریت و برنامه ریزی پروژه
علاوه بر ماژولهای عمودی ، سرویسهای افقی نیز در هر ERP ممتازی مشاهده می شود که فراتر از سیستمها بوده و مستقل از سیستمها سایر نیازهای غیر سیستمی کاربران را مرتفع می نماید. برخی از این سرویسهای افقی عبارتند از :
سرویس امنیت Security) ):
جهت کنترل دسترسیهای کاربران به منوها ، پنجره ها ، جداول بانک اطلاعاتی و فیلدهای آنها ، گزارشات ، فرآیندها و حتی برخی رکوردهای خاص از یک جدول بانک اطلاعاتی. معمولا این سرویس بصورت Role Based در اختیار قرار می گیرد یعنی اینکه ابتدا تعدادی نقش در سیستم تعریف می گردد (مانند حسابدار ، منشی مدیر عامل ، مدیر عامل ، کارشناس فروش ، سرپرست فروش ، ...) و برای هر نقش کلیه دسترسیها تعریف می گردد. سپس هر کاربر لازم است تعیین کند که بر اساس کدام نقش قصد ورود به سیستم را دارد (در صورتیکه به آن کاربر اجازه داده شده باشد که بر اساس نقشهای خاصی به سیستم وارد شود.).
سرویس گردش کار (Workflow ):
جهت تعریف نمودارهای گردش کاری جدید یا تغییر نمودارهای موجود. از آنجایی که یکی از شرطهای اصلی سیستمهای ERP ، فرآیندگرا بودن می¬باشد موتور گردش کار هر کدام از این سیستمها اهمیت خاصی پیدا می¬کند. دقت داشته باشید که یک موتور گردش کار صرفا جهت طراحی گرافیکی یک پروسه بوجود نیامده است و علاوه بر آن این قابلیت را دارد که یک گردش کاری که بصورت گرافیکی مدل شده است را اجرا نماید.
معمولا تفاوت فاحشی بین یک موتور گردش کاری قوی و یک موتور گردش کار ساده وجود دارد. در ساده ترین حالت ، یک موتور گردش کار صرفا نمودارهایی را پشتیبانی می نماید که برای مدل کردن یک پروسه تایید یا لغو بکار می روند. اما یک موتور گردش کار قوی می تواند علاوه بر پشتیبانی نمودارهای ساده فوق نمودارهای بسیار کاربردیتر سازمان را نیز اجرا نماید. مثلا پروسه خرید در یک سازمان ، پروسه تایید اسناد مالی ، ... برای پیاده سازی عملیاتی این نمودارها در بسیاری از سازمانها لازم است که موتور گردش کار دارای امکانات متنوعی باشد نظیر گره¬های شرطی ، Fork ، Join ، ... که این امکانات صرفا در موتورهای گردش کاری پیشرفته وجود دارد.
سرویس Runtime customization :
برای ایجاد تغییرات در واسط کاربری نرم افزار (شامل منوها ، پنجره ها ، تب ها ) ، جداول بانک اطلاعاتی ، گزارشات ، فرآیندها و مواردی از این قبیل
سرویس Scheduler : جهت زمانبندی پروسه ها و تنظیم آنها برای اجرا شدن در زمانهای مشخص و از پیش تعریف شده
سرویس گزارش گیری : جهت تغییر در گزارشات موجود یا تعریف گزارشات جدید
سایر سرویسها: شامل سرویس هشدار ، سرویس SMS ، سرویس Email Integration ، ...
مشخصات کلیدی یک سیستم ERP :
این روزها، با سیستمهای زیادی مواجه هستید که مدعی ERP بودن هستند. اما چه سیستمی ERP است؟
واقعیت اینست که یک مرز بسیار مشخص و دقیقی برای یک ERP وجود ندارد و معمولا به سیستمهایی که بتواند قابلیتهای زیر را پشتیبانی نماید ERP گفته می شود :
فرآیند گرا بودن : بدین معنی که کلیه سیستمها و ماژولها بصورت فرآیند گرا پیاده سازی شده باشند و تمامی فرآیندها قابلیت انعطاف و تغییر داشته باشند.
جامعیت : در بر گرفتن تمامی نیازهای یک سازمان در تمامی حوزه های اصلی و ستادی
امنیت : دارا بودن یک راه حل جامع امنیتی برای کنترل دسترسیهای کاربران به تمامی اجزای نرم افزار
معماری : دارا بودن یک معماری پویا و چند لایه که امکان توسعه داشته باشد.
انعطاف پذیری در مقابل تغییرات(Customization ) : به گونه ای که به سادگی بتوان در زمان اجرا هر یک از عناصر زیر را تغییر داد و یا به سیستم افزود.
1. واسط کاربری : تغییر واسط کاربری موجود (شامل پنجره ها ، منوها ، فیلدهای داخل پنجره ها، ...) و یا افزودن پنجره ها و منوهای جدید به سیستم در حال اجرا توسط کاربر و یا مدیر سیستم
2. گزارشات : تغییر گزارشات موجود و یا افزودن یک گزارش جدید به سیستم در حال اجرا توسط کاربر و یا مدیر سیستم
3. فرآیندها : تغییر فرآیندهای موجود و یا افزودن یک فرآیند جدید به سیستم در حال اجرا توسط کاربر و یا مدیر سیستم
4. دیتابیس و نحوه ذخیره سازی اطلاعات : تغییر جداول بانک اطلاعاتی موجود و یا افزودن یک جدول جدید به سیستم در حال اجرا توسط کاربر و یا مدیر سیستم
5. قواعد تجاری : تغییر قواعد تجاری موجود متناسب با قوانین و آیین نامه ها و یا افزودن قواعد جدید.
عدم وابستگی به تیم تولید کننده : سیستم به گونه ای باشد که سازمان مصرف کننده کمترین وابستگی را به تولید کننده نرم افزار داشته باشد. این امکان با استفاده از امکانات انعطاف پذیری نرم افزار در مقابل تغییرات قابل انجام است.
Best Practices:
دارا بودن پیش فرضها و راه حلهای مناسب و از پیش آماده برای صنعت شما.
تعریف ERP ، معمولا با واژه Best Practice همراه است. بدین معنی که تولید کننده ERP در کنار محصول نرم افزاری ارائه شده ، می بایست پیش فرضهای لازم را برای صنعت مورد نیاز مشتری داشته باشدمعماری ERP
یکی از خصوصیات ERP ها اینست که دارای یک معماری مشخص باشند.
یک معماری خوب می بایست دارای مشخصات زیر باشد :
Scalable : متناسب با رشد کمپانی توسعه یابد.
Secure : سطوح امنیتی را رعایت کند.
Adaptable : تغییر پذیری را در قسمتهای مختلف پشتیبانی کند.
Extendible : قابلیت توسعه سیستمهای جدید را داشته باشد.
Attachable : قابلیت اتصال به سیستمهای Legacy داشته باشد.
Independent : وابسته به سیستم عامل یا محیط خاصی نباشد.
Replaceable : قابلیت جایگزینی هر یک از اجزا را داشته باشد.
