سیستم چیست؟
تعریف سیستم: مجموعه ای از عناصر که برای یک هدف مشخص با همدیگر در تعامل هستند.
برای شناخت سیستم ها اصولاً از دو دیدگاه استفاده می کنند:
• مبتنی بر تجزیه و ترکیب
• مبتنی بر تجرید و تعمیم
ویژگی های سیستم:
1. هر سیستم در یک محیط قرار می گیرد، بنابراین برای شناخت یک سیستم باید محیط آن را تشخیص داد.
2. یک سیستم در محیط خود دارای مرزی مشخص است، بنابراین باید سرحدات سیستم را شناخت.
3. سیستم دارای ورودی و خروجی است، ورودی را از محیط می گیرد و خروجی را به محیط می دهد. بنا براین برای شناخت سیستم باید ورودی و خروجی را تشخیص داد.
4. سیستم ها دارای روش استفاده هستند، بدین ترتیب ارتباط بین سیستم ها براساس چگونگی استفاده از آنها برقرار می شود. بنابراین برای ش ناخت یک سیستم باید مشخص کرد که چگونه می توان از آن استفاده کرد.
5. یک سیستم ممکن است دارای چندین زیرسیستم باشد، برای نمونه سیستم دانشگاه دارای زیرسیستم های مالی، اداری، آموزشی و ... است. باید زیرسیستم ها را شناخت تا سیستم شناسایی شود. هر زیرسیستم خود نیز یک سیستم است.
6. سیستم هایی پایدار هستند که دارای مکانیزم های کنترلی باشند. بنابراین می بایست جهت تعیین پایداری، مکانیزم های کنترلی را تشخیص داد.
7. کنترل سیستم به بازخورد و بعضی اوقات پیش خورد وابسته است.
8. یک سیستم دارای پارامترهایی است که به پارامترهای اجرایی مربوط نمی شود و در سطح کل سیستم مطرح است. به عبارتی دیگر یک شی کلی یا کل ممکن است دارای اجزایی باشد که ویژگی های کل را در مجموع نداشته باشد.
انواع سیستم ها:
• سیستم های تولیدی
• سیستم های پشتیبانی
• سیستم های اطلاعاتی
هدف ما در اینجا سیستم های اطلاعاتی است. این نوع سیستم ها در انجام سیستم های دیگر تاثیرگذار هستند. برخی از اطلاعات توسط پیغام ها حمل می شوند. یک سازمان نوع خاصی از سیستم است .
فعالیت های یک سازمان در مجموع به سه رده ی استراتژیکی، عملیاتی و تاکتیکی تقسیم بندی می شود. استراتژی سازمان در واقع سیاست سازمان برای آتیه را مشخص می کند. روش دسترسی به اهداف را تاکتیک می گویند. لذا برای شناخت سازمان ها باید استراتژی، تاکتیک و عملیات آن سازمان را مورد شناسایی قرار داد. هر سیستمی دارای یک معماری است.
معماری اطلاعات:
معماری اطلاعات به راهبردی موثر در هدایت و گردش اطلاعات در سازمان ها تبدیل شده است . اما معماری سیستم های اطلاعاتی چیست؟
معمولاً معماری نه تنها ساختار بانک اطلاعاتی را در سیستم مد نظر دارد، بلکه مسیرهای گردش اطلاعات در داخل سیستم را نیز مشخص می نماید. بنابراین معماری اطلاعات را می توان حاوی اطلاعات تبادل شونده، بانک های اطلاعاتی و مسیرهایی که اطلاعات در آنها حرکت می کنند تعریف نمود. اصولاً سیستم های اطلاعاتی عبارتند از: دسته بندی اطلاعات و فرآیندها برای کسب بهترین کارایی.
جهت تعیین نیازها می توان معماری سیستم را مورد شناخت قرار داد. به عبارتی ، ابزاری جهت شناخت نیازها است. در نتیجه ، سوال هایی را در ذهن برمی انگیزد. چارچوب معماری سیستم اطلاعاتی در واقع طبقه بندی و سازماندهی اطلاعات را مشخص می کند. برای تعیین چارچوب س وال های زیر مشخص می شوند:
• چه چیز ؟
چارچوب باید مشخص کند که:
1. سیستم از چه اجزایی تشکیل شده است؟
2. چه اجزایی فراهم شده اند تا سیستم ایجاد شود؟
3. چگونه این اجزا با یکدیگر مرتبط شده اند؟
4. از چه مکانیزم هایی برای اتصال اجزای سیستم به یکدیگر استفاده می شود؟
• چگونه ؟
یک چارچوب سیستم اطلاعاتی باید مشخص کند که:
1. چگونه این سیستم کار می کند؟
2. چه چیزهایی جزییات یکپارچه ی سیستم را تشکیل می دهند؟
3. از چه ابزاری برای یکپارچگی اجزای سیستم استفاده می شود؟
• کجا ؟
یک چارچوب سیستم اطلاعاتی باید مشخص کند:
1. در چه جاهایی اجزا سیستم قرار دارند و با یکدیگر مرتبطند؟
2. توپولوژی اطلاعات و فرآیندها چیست؟
3. توپولوژی چگونه مدیریت می شود؟
• چه کسی ؟
چارچوب باید مشخص کند که:
1. چه کسی با چه طبقه بندی و مجوز دسترسی، سیستم را مورد استفاده قرار می دهد؟
2. چگونه کاربران در تعامل با سیستم می باشند؟
3. چگونه دسترسی به منابع توسط کاربران کنترل می شود؟
• چه موقع ؟
چارچوب باید مشخص کند که:
1. در چه زمان هایی چه رویدادهایی در سیستم اتفاق می افتد؟
2. ترتیب رویدادها چیست؟
• چرا ؟
چارچوب باید مشخص کند که:
1. چرا سیستم های متفاوتی انتخاب می شوند؟
2. چه چیزی در زیربنای معماری یک سیستم قرار دارد؟
هدف ما تعیین نیاز است برای اینکه نیازها را مشخص کنیم می بایست بر روی عملکرد سیستم شناخت پیدا نماییم. اما سیستم های ما، سیستم های اطلاعاتی هستند و اجزای آنها اطلاعات و ارتباط بین اطلاعات، فرآیندهای ایجادکننده ی اطلاعات و نهایتاً کسانی هستند که کمک می کنند تا این اطلاعات ایجاد شوند و یا اینکه از اطلاعات استفاده می کنند. بنابراین با تشخیص اجزای سیستم ها ی اطلاعاتی، سیستم ها را مورد شناسایی قرار می دهیم و بر مبنای شناخت، نیازها را تعیین می کنیم.
