منشور پروژه چیست؟
تهیه منشور پروژه:
منشور پروژه سندی است که مجوز اجرای پروژه را صادر می نماید. که باید مشخص ، قابل اندازه گیری ، عملیاتی ، واقعی و در چارچوب زمانی مشخصی باشد.
پس از تشخیص امکان پذیری پروژه و ترجیحاً در زمانی که منشور پروژه در حال تدوین است، مدیر پروژه به این مقام منصوب می شود.
تهیه منشور پروژه اصولاً با مستند سازی نیاز های تجاری ، توجیه پروژه ، درک فعلی احتیاجات مشتری و محصول جدید ، خدمت یا نتیجه ای که قرار است نیازمندی های آنان را تامین نماید در ارتباط است.
منشور پروژه باید دقیقاً موارد شامل و خارج از محدوده کار را مشخص نماید.
ورودیهای مورد نیاز برای تهیه منشور پروژه :
الف- قرارداد (Contract(When applicable: قرارداد به عنوان یک ورودی محسوب می شود.قرارداد با یک مشتری ورودی محسوب می شود.
ب- بیانیه کاری پروژه ( Project Statement of work ): توصیف یا شرح دقیق محصولات یا خدماتی است که توسط پروژه تولید می شوند که شامل سه بخش است :
1- نیاز تجاری (Business Need): شامل نیازهای آموزشی، درخواست بازار ، پیشرفتهای فنی و نیاز های قانونی یا استاندارد دولتی می باشد.
2- شرح محدوده محصول (Product Scope description ): نیازها و ویژگی های محصول یا خدماتی که قرار است با اجرای پروژه تولید شوند را مستند می کند.
3- برنامه استراتژیک (strategic plane ): کلیه پروژه ها بایستی از اهداف استراتژیک سازمان حمایت کنند. هنگام تصمیم گیریهای انتخاب پروژه ، برنامه استراتژیک سازمان مجری باید مد نظر قرار گیرد.
ج- عوامل محیطی (Enterprise Environmental Factors ): بایستی تمامی عوامل و سیستم های محیطی کار که پروژه را احاطه کرده و بر موفقیت آن تاثیر می گذارند مد نظر قرار گیرند که شامل:
1- فرهنگ و ساختار سازمانی یا شرکت
2- استاندارد های دولتی یا صنعتی
3- زیر ساختها
4- منابع انسانی موجود
5- اداره امور پرسنلی
6- سیستم تفویض اختیار کاری شرکت یا شاید سیستم تصویب و مجوز کار در شرکت ((Company work authorization
7- شرایط بازار
8- تحمل ریسک ذی نفعان
9- پایگاههای اطلاعات تجاری
10- سیستمهای اطلاعات مدیریت پروژه
د- سرمایه های فرایندی سازمان: تمامی امتیازاتی که برای موفقیت پروژه مورد استفاده قرار می گیرند از سرمایه های فرایندی سازمان اخذ می گردند که در دو گروه طبقه بندی می شوند:
1- رویه ها و فرایند های سازمان برای هدایت کار
2- مبنای دانش مشترک سازمانی برای ذخیره و بازیافت اطلاعات
خروجیها:
ü منشور پروژه ها معمولاً به واسطه یک یا چند مولفه (مشکلات ، فرصتها و نیاز های تجاری) زیر برای سازمان پروژه ایجاد، تصویب و مجاز می گردند:
· یک تقاضای بازار A Market demand
· یک نیاز تجاری یا کسب و کار A business need
· یک در خواست مشتری A customer request
· یک پیشرفت فنی A technical advance
· یک الزام قانونی A legal requirement
· یک نیاز اجتماعی A social requirement
ü منشور پروژه چه به صورت مستقیم و یا در اسناد به دیگر مستندات ، باید اطلاعات زیرین را مد نظر قرار دهد:
1. نام حامی پروژه
2. منافع پروژه برا ی سازمان
3. الزاماتی که نیاز ها، خواسته ها و انتظارات مشتریان ، حامیان و سایر ذی نفعان را ارضاء می کنند.
4. نیاز های تجاری ، توصیف سطح بالایی از پروژه ، یا نیازمندیهای مربوط به محصولی که پروژه متعهد به پاسخگویی آنهاست.
5. هدف یا توجیه پروژه
6. انتصاب مدیر پروژه و میزان اختیارات وی
7. خلاصه ای از زمانبندی مایلستونها (محدوده زمانی مورد انتظار کار)
8. تاثیر گذاری ذی نفعان
9. سازمانهای عملیاتی و مشارکت آنها
10. فرضیات سازمانی، محیطی و بیرونی
11. موضوعات تجاری یا اقتصادی توجیه کننده پروژه : شامل بازگشت سرمایه
12. خلاصه ای از بودجه
13. امضای حامی پروژه
ابزار ها و تکنیک ها:
· روشهای انتخاب پروژه
- روشهای سنجش سود، شامل رویکرد های مقایسه ای ، مدل های ثبت امتیاز ، توزیع سود یا الگو های اقتصادی
- الگوهای ریاضی که از الگوریتمهای برنامه ریزی چند هدفی ، عدد صحیح ، پویا ، خطی و غیرخطی استفاده می کنند.
· روش شناسی مدیریت پروژه:
این روش معرف مجموعه ای از گروههای فرایندی مدیریت پروژه همراه با وظایف کنترلی و فرایند های مرتبط با آنها است ، که به صورت یک مجموعه کل عمل کننده واحد ، ترکیب و تحکیم شده اند.
· سیستم اطلاعات مدیریت پروژه:
PMIS توسط تیم مدیریت پروژه برای ایجاد منشور پروژه ، تسهیل در ارائه بازخوردها جهت پالایش و تغییرات مدارک و مستندات ، کنترل تغییرات در منشور پروژه و صدور اسناد مورد تایید ، به کار گرفته می شود.
